Если у вас был опыт с ведением бизнеса в Польше, тогда вы как никто другой знаете важность корректной ведения официальной корреспонденции. Важные новости от государственных учреждений, официальные письма, переговоры с потенциальными партнерами и многое другое. Практически все это требует обращения к услугам почтовых компаний. Однако, это не слишком удобно и к тому же довольно долго. Лучшее решение – это использовать цифровые письма для корреспонденции.
Именно поэтому польские власти уже запустили нововведение в сфере писем. Начиная с 1 января 2025 года каждый субъект KRS и CEIDG обязаны зарегистрировать собственный электронный ящик в новой системе e-Doręczenia. Более того, физические лица также могут пользоваться этим, чтобы избежать неудобства бумажных писем. В этой статье мы хотели бы рассказать вам подробнее про систему e-Doręczenia, как она работает и вообще для чего создана. Мы подготовили для вас пошаговый гайд по регистрации почтового ящика в e-Doręczenia для своего бизнеса!
Что такое e-Doręczenia простыми словами?
![[object Object]](https://images.ctfassets.net/o5pzd75oy6c1/30g5N9UWKolds0PvSNPX0g/aef7521aa27e966984a1fa0b087119ba/Group_1098.png)
Система e-Doręczenia – это новый способ официальной коммуникации между компаниями, государственными учреждениями и другими организациями в Польше. Эта система была введена для замены традиционных бумажных писем, особенно заказных отправлений с подтверждением вручения. Все вы знаете, как работает такая старая система через Poczta Polska. Главная цель этой e-Doręczenia заключается в том, чтобы сделать документооборот быстрее, безопаснее и более прозрачным. И так, как выглядит адрес e-Doręczenia и из чего он состоит?
AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ
AE – adres elektroniczny
PL – Польша
X – уникальный набор цифр
Y – уникальный набор букв
Z – контрольный номер почтового ящика
Проще говоря, e-Doręczenia – это электронный эквивалент заказного письма, который вы отправляете через защищённую цифровую платформу. При этом сохраняется вся юридическая сила отправления: фиксируется точная дата и время отправки и получения, создаётся подтверждение вручения, а документы нельзя подделать или изменить.
Узнайте подробнее про законодательную основу e-Doręczenia на официальном сайте → https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/1841
Преимущества системы e-Doręczenia над заказным письмом
Переход от бумажной корреспонденции к e-Doręczenia даёт бизнесу целый ряд преимуществ. Давайте поговорим про это детальнее! Первое и самое главное преимущество – это экономия времени и ресурсов. Раньше, чтобы отправить заказное письмо, нужно было подготовить бумажные документы, распечатать, упаковать, пойти на почту и оплатить пересылку. С электронной доставкой всё делается онлайн за считанные минуты, без необходимости переплачивать.
Кроме того, e-Doręczenia предлагает значительно более высокую надёжность. Ваше письмо не может просто потеряться на почте, как это было раньше. Каждая доставка имеет юридически значимое подтверждение, а доступ к отправлениям возможен в любой момент из цифрового архива. Это особенно важно при спорах, судебных процессах или налоговых проверках. Также все документы подписываются онлайн, что дополнительно усиливает защиту и достоверность деловой переписки.
Кто обязан использовать систему электронной доставки писем в Польше?
Обязательство присоединиться и использовать систему e-Doręczenia сегодня касается всех юридических лиц, зарегистрированных в Национальном судебном реестре (KRS). Для физических лиц, включая обычных граждан и индивидуальных предпринимателей (зарегистрированных в CEIDG), использование e-Doręczenia остаётся добровольным как минимум до конца 2026 года.
Разумеется, перевести миллионы предприятий на электронную систему за несколько дней – просто нереальная задача. Именно поэтому был установлен график подключения к системе e-Doręczenia для субъектов, ведущих предпринимательскую деятельность на территории Польши.
Дата | Кто подключается к системе? | Обязательно ли присоединятся? |
С 5 июля 2022 года | Министерство цифровизации и первые органы госвласти | Добровольно |
С 1 января 2025 года | Все субъекты, зарегистрированные в KRS до 2024 года (другими словами уже существующие компании) | Обязательно |
С 1 октября 2026 года | Все субъекты, зарегистрированные в CEIDG | Обязательно |
Благодаря четко установленному графику переход на электронную систему получения и отправки писем произойдет плавно и без особых сбоев в работе бизнеса. В целом эта трансформация – только начало, и она будет продолжаться ближайшие годы. В перспективе все юридические и физические лица будут использовать такую цифровую систему, забыв про бумажные письма.
Коротко про PUH
Поскольку e-Doręczenia – это своего рода огромная революция в правовой сфере Польши, невозможно внедрить все изменения за один день. Именно поэтому данная система внедряется постепенно и на сегодняшний день электронные почтовые ящики доступны далеко не для всех. Решение этой проблемы – гибридная услуга от Poczta Polska, которая называется Polska Usługa Hybrydowa (PUH). Говоря простыми словами, это временное решение, которое позволяет отправлять бумажные письма тем, кто еще не имеет собственного почтового ящика e-Doręczenia. Как это работает на практике?
У вас зарегистрирована фирма в Польше, и вы должны получать корреспонденцию.
Благодаря услуге PUH вы можете получать электронные письма в бумажном, распечатанном виде. Также само и наоборот – можно отправлять бумажные письма тем, кто не имеет электронного ящика.
Система получает письма автоматически и, если у вас еще отсутствует e-Doręczenia, письма будут распечатаны и отправлены на ваш физический адрес. Это неплохая временная альтернатива. Но так или иначе, лучшее решение – заняться регистрацией собственного электронного ящика. Как это сделать? Мы все расскажем далее!
Пошаговый гайд по регистрации e-Doręczenia онлайн
Наконец мы подошли к одному из главных моментов этой статьи – процесс регистрации в системе. Что для этого нужно и как это сделать? Давайте разберем эти вопросы шаг за шагом:
Зайдите на портал e-Doręczenia. Перейдите на официальный сайт по этой ссылке и выберите опцию «Załóż skrzynkę doręczeń».
Авторизуйтесь на портале. Вы можете использовать Profil Zaufany или e-dowód для авторизации. Это необходимо для подтверждения личности представителя компании.
Заполните анкету. Укажите данные организации, такие как NIP, PESEL, REGON, KRS (если есть), а также данные лица, уполномоченного на регистрацию.
Подпишите заявку электронной подписью. Вы можете использовать квалифицированную подпись или доверенный профиль. Узнайте, как подписывать официальные документы через интернет в нашей статье.
Все, что осталось – это ожидать подтверждения. Как показывает практика, заявка обрабатывается в среднем от 3 до 7 рабочих дней. После проверки организация получает уникальный адрес электронной доставки.
Где получить помощь?
![[object Object]](https://images.ctfassets.net/o5pzd75oy6c1/3WiC6W6HYZpmjxuSpdbKKV/ea89399303065b91764c0bdf6e5dd193/Group_1101_ru.png)
Вы столкнулись с проблемами при получении официальной корреспонденции? Хотите зарегистрировать собственный электронный ящик e-Doręczenia? В aksis мы обладаем огромным опытом и высокой экспертизой во многих аспектах, связанных с бизнесом в Польше. Мы помогаем с быстрой регистрацией бизнеса (ИП, ООО и другие формы), консультированием по налогообложению, сменой налоговой формы и многое другое.
Если у вас возникли трудности при регистрации e-Doręczenia – не беда! Это новая услуга, которая только входит в привычную жизнь всех предпринимателей в Польше. Мы здесь, чтобы помочь вам разобраться в этом. Просто свяжитесь с нами любым удобным способом, включая сайт, по телефону или через социальные сети, и получите бесплатную консультацию. Начните свой предпринимательский путь вместе с профессионалами из aksis!
